domingo, 17 de febrero de 2013

¡Reunión en cinco minutos!

Objetivo de una reunión
Hay una frase que suele ser recursiva en el ámbito profesional y se produce normalmente cuando llamas a alguien y al otro hilo del teléfono la persona que te atiende, te dice con cierto tono de disculpa, “Pues es estos momentos está reunido, puede llamarle un poco más tarde, o si lo prefiere ¿le dejo una nota?”, evidentemente la conversación continua en los términos siguientes, o bien dices que llamaras mas tarde o bien dejas el recado o como suele hacerse habitualmente comentas, “No hay problema, le dejo un correo con el motivo de mi llamada”.

La frase en sí misma puede plantear una excusa de que esa persona no desea que le molesten en ese momento o bien es que esta en reunión y por tanto no puede atender tu llamada, como debe de ser, según lo que expresé en un post anterior.

La reunión en sí misma es un elemento de trabajo que nos permite a nivel de equipo de analizar en conjunto avances en proyecto, difundir nuevas o cambios en las directrices y organización del trabajo o como lluvia de ideas sobre un tema concreto.

Sin embargo un elemento de trabajo que puede ser muy útil y enriquecedor, se puede convertir en un monstruo de siete cabezas si no se gestiona convenientemente, es costoso y puede resultar sumamente improductivo.

Una reunión no necesariamente es de carácter profesional, puede ser una reunión de vecinos, o de una asociación de carácter lúdico o cultural, pero las premisas y etapas que debe de cumplir son las mismas, para que cumpla el fin para el cual se ha convocado

Planificación

Las reuniones se planifican previamente, una reunión que no se planifica es que te encuentres en la máquina del café y comentes detalles de un proyecto con los compañeros, pero si convocas una reunión es porque hay un objetivo claro a perseguir, y ese objetivo debe de estar bien definido.

Previamente hay que analizar si realmente es necesaria, ¿necesitamos una reunión presencial?, ¿podemos resolverlo por videoconferencia?.

Debemos de pensar que una reunión presencial implica reservar medios, sala, proyector, desplazamiento de personas y sobre todo tiempo que se va a ocupar en esa reunión.

Agenda

Para mi es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta y que sin embargo en ocasiones se deja al libre albedrío de la improvisación. Sabemos cual es el motivo de la reunión pero no disponemos del detalle de lo que se quiere plantear.

Un orden del día, y una buena documentación sobre el objetivo de la reunión es fundamental para que los convocados están plenamente informados sobre el objeto de la misma y al mismo tiempo puedan llevar preparado todo el material que consideren oportuno.

No olvidemos que la preparación es bidireccional, tanto por parte de quien convoca, como por la parte convocada.

Suele ser normal que asistas a una reunion de analisis de un proyecto y justo cuando estas en ella, es cuando te ponen encima de la mesa la documentación a revisar. Mal empezamos ya que al no existir una preparación previa, la improvisación campa por sus respetos con total libertad, resultado dispersión.

Duración

Una reunión de seguimiento no debe de durar en el tiempo más de hora y media o dos horas según los diferentes criterios expuestos en la red.

Nuestra capacidad de atención y concentración, decae exponencialmente al cabo de ese tiempo, y si al final deben de durar más, caso de talleres formativos, es necesario hacer paradas cada hora u hora y media, para relajar la atención y dar paso a que se puedan atender esas llamadas pospuestas o simplemente a tomar un café o salir a fumar, dando un mínimo de relajo a la asistencia.

Comunicación

Las reuniones no deben de convertirse en monólogos, es necesaria la comunicación entre todos los participantes siempre con un orden y una moderación de turno por parte de quien convoca.



Suele ser muy común intentar dar respuesta y soluciones a problemas que surgen como nuevos en el transcurso de la reunión, no suele ser conveniente forzar el llegar a esa solución si no es evidente la misma, se puede caer en una espiral de comentarios colaterales que provocan la dispersión y por ende nos desviamos del objetivo propuesto.

Si la solución es evidente se aporta, pero si no es así, es mejor anotar en el check list de asuntos pendientes y asignar una fecha de posible solución a ese asunto para que no quede en el olvido.

Documento resumen.

Al final de la misma es conveniente realizar un acta de la reunión indicando de manera breve los asuntos a tratar, los tratados y los que quedan pendientes de resolución, de manera que ese documento sirva de soporte para gestiones posteriores sobre lo hablado en la reunión.

Conviene pues en un plazo de no más de un día posterior a la celebración de la reunión que ese documento se redacte por parte de quien ha convocado o de la persona encargada de realizar ese acta, para que todos los asistentes dispongan de ella.

Si hacemos una búsqueda por internet, no hace falta ser muy explícito, los términos “organizar” “reunión” son suficientes para arrojarnos un buen número de resultados y con contenidos sumamente interesantes y que complementan lo expuesto en este post, al final se trata de saber utilizar un elemento muy útil en el ámbito colaborativo para obtener los mejores resultados posibles.


y esos resultados se traducen en conseguir los objetivos para los cuales se convocó la reunión en un tiempo breve y bien aprovechado, conseguiremos así que una reunión no sea una simple ocupación temporal.




Imagenes de FreeDigitalPhotos.net

16 comentarios:

  1. Muy buen post Joaquin. Nos das las claves para que nuestras reuniones tengan sentido y cumplan sus objetivos. Los que celebramos reuniones a menudo seguro que hemos vivido la experiencia -más a menudo de lo quisiéramos- de salir de ella peor de lo que entramos; las razones nos las has dado tu. Es esencial que el convocante lo planifique bien y que los convocados vayan con los deberes hechos, porque de lo contrario, además de perder un tiempo valioso, corremos el riesgo de que sea totalmente improductivo con todas las consecuencias que conlleva eso. ¡Deberíamos de tomar nota! 

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    1. No podias haberlo resumido mejor Maine, una reunión que cumple su objeto es breve y concisa, pero para ello no se puede improvisar, al ser por tanto un elemento costoso, hay que saberlo aprovechar para que no resulte baldío. Gracias, Maine por dejar tu opinión en el blog. :)

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  2. Yo desearía que mucha más gente conociera realmente cómo se planifica una reunión, para que no se perdiera (ni me hicieran perder) tanto tiempo tan innecesariamente.

    De hecho, he tratado de demostrar a compañeros de trabajo la necesidad de planificar las reuniones adecuadamente, solo para recibir a cambio comentarios de "¿Por qué hace falta tanto formalismo?".

    Diferencias culturales :-D

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    1. En mi opinión se confunde mucho el termino reunión con el de tertulia, evidentemente una tertulia no necesita una planificación previa, se desarrolla según fluye la conversación, pero, esta claro eso no es una reunion. Gracias Joel por dejar tu opinión sobre el tema. :)

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  3. Muy interesante y me gusta la estructura. Estoy de acuerdo contigo en todas las fases. Las reuniones hay que prepararlas para conseguir objetivos y soluciones. Y como dice nuestro amigo Joel, si supieran como planificarlas no se perdiera tanto el tiempo. Me guardo el artículo pues es muy enriquecedor. Gracias. Un abrazo!

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    1. Es una herramienta Consuelo, si no se aprovecha adecuadamente no da los resultados previstos y para ello hay que dedicarla tiempo, y el tiempo es siempre escaso como para perderlo en reuniones baldías y sin contenido. Gracias por leerme y por dejar tu opinión. Otro abrazo de vuelta :)

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  4. Mi querido Joaquín, ya veo que hay vida después de...
    1. Apertura
    2. Desarrollo
    3. Cierre
    de una reunión :-D
    Y sobre todo hay vida en "Preparación de la reunión"
    Bueno, resumiendo...que has dado "vidilla" a las reuniones ;-)
    Espero que te lea mucha gente para que se den cuenta del dicho "las cosas bien hechas, bien parecen"
    Gracias por los consejos Joaquin.
    Un besazo.

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    1. ¡Desde de luego que hay vida después de!, gracias por ese resumen tan grafico del post, un Abrazo. :)

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  5. Siempre me identifico muchísimo con tus posts. ¿Será porque también soy Química por formación y he sido informática de profesión? Esto de las reuniones es tal cual lo pintas, y sólo quería añadir una cosilla. Para que sean realmente productivas los asistentes tienen que dejar la timidez en casa y expresar todo lo que tengan que decir. Estupendo post como siempre, Joaquín. Un abrazo.

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    1. Desde luego que ambas profesiones marcan caracter ;) Es cierto, hay que estar dispuesto a expresar tus opiniones y ha argumentar lo que sea necesario para aclarar cuestiones que puedan quedar oscuras. Una reunión en la que uno habla y los demás aceptan o callan, no genera sinergia, eso mismo se puede conseguir con una circular interna sin necesidad de convocar una reunión. Un Abrazo Remedios :)

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  6. No hay nada que me de más coraje que perder el tiempo, y divagar y divagar sobre las cosas, sin tenerlas claras.
    Las reuniones tienen que estar preparadas y que de ellas salgan conclusiones, me fastidia mucho el hablar por hablar, sin llegar a nada.
    Gracias Joaquin !!

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    1. De nada Reyes, reunión no es tertulia, aunque tertulia si implica una reunión. Gracias por dejarte ver por aquí. :)

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  7. ¡¡Muy interesante, como siempre Joaquin!!
    ¡Qué difícil es que una reunión sea del todo eficaz!
    Aunque de vez en cuando hay gente que se lo toma muy en serio y resultan verdaderamente provechosas.
    Muchas gracias

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    1. Precisamente por que es una herramienta que puede generar un gran valor, hay que darla la atención que se merece para poder obtener los mejores resultados. Gracias a ti por pasarte por aquí :)

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  8. Ay las reuniones.. cuántas veces nos hacen perder tanto tiempo..!! Seguro les paso este post para que aprendan un poquito a organizarlas. Gracias Joaquin!

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    1. Gracias a ti Esther por tu opinión. :)

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